Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social
SERPA
domingo, 23 de septiembre de 2018

PREGUNTAS FRECUENTES

1. Aviso previo

Los criterios que a continuación se exponen se emiten a título meramente informativo y, en ningún caso, con carácter vinculante al carecer las Administraciones Públicas de competencia para efectuar interpretaciones legales con este alcance, y siendo los órganos jurisdiccionales los que, valorando las circunstancias concurrentes en cada caso, pueden realizar interpretaciones con tal carácter.

De esta forma, la información suministrada a continuación refleja la contestación dada por el Centro de Atención a Usuarios de la aplicación informática SERPA a preguntas formuladas por los interesados, normalmente de forma escueta y sin entrar en precisiones, por lo que, lógicamente, las respuestas se ofrecen en términos igualmente generales.

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2. Aplicación SERPA

2.1. ¿Qué es la aplicación SERPA?

Es una aplicación informática, desarrollada, gestionada y mantenida por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, que sirve como soporte de la base de datos general  de servicios de prevención dónde se recogen los datos obrantes en los registros de las Comunidades Autónomas.

La configuración de esta base de datos  permite que desde cualquiera de las autoridades laborales pueda realizarse la consulta y darse acceso público a los datos incorporados a los mismos,  así como la puesta a disposición de la memoria anual de los servicios de prevención ajenos y mancomunados.

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2.2. ¿De dónde surge la aplicación SERPA?

El artículo 28 del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, referido a registros de las entidades especializadas, tras la modificación que del mismo hace el Real Decreto 337/2010, establece la necesidad de configurar registros autonómicos con una serie de características, con el fin de mejorar el tratamiento de la información de las entidades especializadas y de permitir un mejor conocimiento de los datos por las autoridades y los ciudadanos, propiciando la comunicación telemática de dichos datos y la interconexión de los registros autonómicos mediante la creación de una base de datos gestionada por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social.

El Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social dictó, en uso de las atribuciones conferidas por la disposición final primera del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, la Orden TIN/2504/2010, de 20 de septiembre.

La citada Orden TIN/2504/2010, en su disposición adicional segunda, prevé, para la consecución de los objetivos establecidos en el artículo 28 del RSP el establecimiento de convenios de colaboración entre las Comunidades Autónomas y el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, conforme a la base jurídica sentada en  el artículo 4.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Los convenios garantizarán la incorporación de los datos de los registros de las autoridades laborales a la base de datos gestionada por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y la puesta a disposición electrónica de las memorias anuales de los servicios de prevención.

En la página de SERPA se ha creado un apartado de Normativa en el que se puede consultar las normas aplicables al ámbito de los servicios de prevención.

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2.3. ¿Qué servicios de prevención se registran en la aplicación Serpa?

En esta primera versión de SERPA sólo están registrados los Servicios de Prevención Ajenos.

No obstante, para los servicios de prevención mancomunados se ha habilitado la posibilidad de la entrega de la memoria anual a través de la aplicación SERPA con el fin de facilitarles el cumplimiento de ese trámite.

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2.4. ¿Cuáles son las páginas acceso a SERPA?

SERPA dispone de dos entornos de trabajo.

En el entorno de explotación se registran todos los datos oficiales. Se puede acceder a través de la dirección: https://expinterweb.mitramiss.gob.es/serpa/pub/inicio. Para acceder a este entorno debe ser previamente autorizado. Póngase en contacto con su Autoridad Laboral.

En el entorno de pruebas se pueden realizar todos los ensayos que se estimen necesarios antes de introducir los correctos en el entorno de producción. Se puede acceder a través de la dirección: https://preinterweb.mitramiss.gob.es/serpa/pub/inicio. Para acceder a este entorno debe ser previamente autorizado. Póngase en contacto con su Autoridad Laboral.

La introducción de los datos en el entorno de pruebas no exime de la obligación de presentación de la información en el entorno de explotación del SERPA, de manera que la información  contenida en el entorno de pruebas que se considere correcta deberá consignarse también en la página oficial del entorno de explotación.

Los datos de pruebas no se pueden trasladar automáticamente al entorno de producción.

Resumiendo, el procedimiento sería el siguiente:

  1. El SPA debe solicitar la autorización para acceder a la aplicación SERPA a la Autoridad Laboral que lo acreditó.
  2. La Autoridad Laboral autorizará a un usuario administrador del SPA en los dos entornos, pruebas y producción.
  3. EL SPA debe cargar y verificar sus datos en el entorno de pruebas
  4. Una vez verificados, el SPA debe cargar y verificar los datos en el entorno de producción.

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2.5. ¿Cómo puedo ponerme en contacto con mi Autoridad Laboral?

En la página principal de la aplicación SERPA encontrará un apartado Autoridades Laborales dónde encontrará un listado de Autoridades laborales con las que pueden contactar. En algunos casos aparece la dirección y el teléfono, en algunos solamente la dirección.

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2.6. ¿A quién debo dirigirme para plantear cuestiones técnicas?

Para todas las dudas relacionadas con la aplicación SERPA pueden dirigirse al centro de atención a usuarios al teléfono 900 494 069 o bien a la dirección de correo electrónico serpa@mitramiss.es

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2.7. ¿A quién debo dirigirme para plantear cuestiones jurídicas?

En relación con las cuestiones de carácter jurídico del SERPA debe advertirse que corresponde a la Dirección General de Empleo la elaboración de informes y consultas no vinculantes en relación a la interpretación y aplicación de la normativa laboral, conforme a lo previsto en el artículo 3.1.ñ) del Real Decreto 343/2012, de 10 de febrero, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social.

Por ello rogamos se dirijan a ese centro directivo (sgon@mitramiss.es) para las consultas de carácter jurídico que se les pudiera plantear.

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2.8. ¿Qué necesito para acceder a la aplicación SERPA?

Para poder entrar en la aplicación SERPA debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Disponer de un certificado electrónico reconocido por @firma.
  • Estar autorizado por la Autoridad Laboral correspondiente.

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2.9.  ¿Quién me autoriza para acceder al SERPA?

Debe solicitar a la Autoridad Laboral una autorización para acceder tanto al entorno de pruebas como al entorno de producción.

La Autoridad Laboral autorizará a un primer usuario como administrador del SPA. Este usuario administrador luego podrá autorizar a otros usuarios (tantos como desee) para que trabajen en el SERPA con el perfil que estime conveniente.

Existen 3 tipos de perfiles de usuario:

  1. Administrador. Podrá realizar todas las operaciones de alta y actualización de datos de la aplicación, así como presentar las memorias anuales. Además podrá gestionar los usuarios que pueden acceder al SERPA dentro de su SPA.
  2. Operativo. Podrá realizar todas las operaciones de alta y actualización de datos de la aplicación así como presentar las memorias anuales.
  3. Consulta. Podrá realizar consultar todos los datos que ha introducido el SPA en la aplicación SERPA pero no podrá realizar ninguna operación sobre ellos.

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3. Servicios de prevención

3.1. ¿Quién realiza la inscripción de un servicio de prevención ajeno en el SERPA?

Una vez que el SPA está acreditado por la Autoridad Laboral conforme al artículo 17.2 del RD 39/1997, la Autoridad Laboral que lo acreditó dará de alta en el Serpa al SPA y consignará todos los datos relativos a:

  • Datos generales de SPA
  • Pólizas de seguros que tiene contratadas el SPA
  • Ámbito del servicio de prevención por territorio y especialidad
  • Ámbito del servicio de prevención por actividad económica

Si el SPA necesita cambiar o detecta un error en estos datos, debe ponerse en contacto con su Autoridad Laboral para que realice las modificaciones oportunas.

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3.2. ¿Quién registra la información de los SPA en SERPA?

Los SPA deben consignar en el SERPA toda la información relativa a:

  • Instalaciones de SPA
  • Medios Humanos contratados por el SPA
  • Medios Materiales de los que dispone el SPA
  • Subcontrataciones
  • Conciertos

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3.3. ¿Con qué frecuencia debe actualizar un SPA sus datos en el SERPA?

La información consignada en el SERPA debe permanecer siempre actualizada, conforme a lo establecido en el artículo 26.1 del RD 39/1997.

En desarrollo de este artículo, la Orden TIN/2504/2010 establece en su artículo 4 que los SPA deberán comunicar a la autoridad laboral que concedió la acreditación en un plazo máximo de 10 días la modificación de los datos señalados en el artículo 3.2 de dicha Orden.

En este sentido recordar que los datos facilitados a través de la aplicación SERPA  tienen la consideración de comunicaciones a la autoridad laboral, de manera que se entiende cumplido el trámite del artículo 4 de la Orden una vez que el SPA introduce los datos en la aplicación, y ello sin perjuicio, de las competencias que ostentan las Autoridades Laborales respecto a la comprobación y verificación de los datos aportados por los SPA.

La aplicación SERPA comunicará a las Autoridades Laborales  todas las operaciones que realicen los SPA para que estén informadas de los cambios que se produzcan en todo momento.

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4. Instalaciones de un SPA

4.1. ¿Qué se entiende por sede provincial y autonómica?

Dependerá de la estructura y organización de cada SPA.

De tal manera, que al no existir hay una definición legal, deberá ser el propio SPA el que determine cuál de sus centros es sede provincial y cual autonómica.

En todo caso, hay que tener en cuenta que los centros de trabajo sólo pueden ser introducidos por un concepto, lo normal es que la sede autonómica sea también la sede provincial de donde se ubique.

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4.2. ¿Qué es el código de la instalación?

Todas las instalaciones que se den de alta en el SERPA deben estar identificadas unívocamente por un código alfanumérico que debe elegir el SPA.  Por ejemplo, INST-1, INST-2, etc…

La importancia de este código radica en que es imprescindible para dar de alta a los medios humanos y los medios materiales.

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4.3. Las unidades móviles utilizadas para reconocimientos médicos, ¿Se deben dar de alta en el SERPA? De ser así, ¿Bajo qué tipo de instalación?

Las unidades móviles deben ser dadas de alta en el SERPA como instalación sanitaria. Debe especificarse que se trata de una unidad móvil y si el SPA dispone de varias unidades, éstas deben ser clasificadas y numeradas. La clasificación puede hacerse, por ejemplo, por la matrícula del vehículo de la unidad móvil de manera que se garantice su identificación de manera inequívoca.

En el domicilio de la instalación debe ponerse el que aparezca en su autorización sanitaria si se refiere a un centro del SPA. Si el domicilio que aparece en la autorización fuera de la empresa propietaria de la unidad móvil, distinta del SPA, o no apareciese ninguna dirección debería asociarse a la instalación fija del SPA a la que da apoyo o a la que se asocie la unidad móvil.  Si aún así, no está asociada a ninguna, debería consignarse como domicilio, el del centro de trabajo al que pertenezcan los trabajadores de la unidad móvil.

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5. Medios materiales de un SPA

5.1. ¿Tengo que declarar los medios materiales que utilizo si la clínica es de alquiler?

Se deben dar de alta todos los equipos que se utilicen y que se tengan a disposición tanto si son en propiedad como alquilados.

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5.2. Si poseo un equipo que no tiene fecha de calibración, ¿Qué debo indicar?

La fecha de calibración es un dato obligatorio en SERPA. Si no dispone de él debe consignarse la fecha de compra del equipo.

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5.3. ¿Qué especialidad preventiva debo asociar a un recurso material?

Los recursos materiales están tasados para cada especialidad preventiva. Puede consultarse en el Anexo II de la Orden TIN 2504/2010.

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5.4. ¿Puedo asociar un recurso material a más de una especialidad?

Sí. La aplicación SERPA permite asociar más de una especialidad a un medio material. Consulte el formato de fichero Excel de Medios Materiales dentro del apartado Recursos de Ayuda/Guías de SPA. 

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6. Medios humanos de un SPA

6.1. ¿Se pueden incluir decimales en el campo “Horas de dedicación semanal”?

No. La aplicación solo permite números enteros. Debería redondearlo.

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6.2. ¿Se puede asociar un técnico a dos centros de trabajo?

No. Un técnico debe estar vinculado solamente al centro de trabajo que figure en su contrato.

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6.3. ¿Cómo se consignan en el SERPA a las personas que prestan servicios en un SPA pero no tiene contrato laboral por ser socios?

Se ha incluido un tipo de contrato para consignar estos trabajadores. Este tipo de contrato tiene un código 980: Trabajadores incluidos en RETA, en virtud de D.A.27 LGSS.

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7. Subcontrataciones

7.1. ¿Qué se entiende por subcontratación?

Se entiende por subcontratación el supuesto establecido en el artículo 19.2 a) del RD 39/1997.

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8. Conciertos

8.1. ¿Cómo se deben registrar los conciertos que se renuevan automáticamente?

Los conciertos que se renuevan automáticamente deberían de ponerse con duración 00000 (indefinida).

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8.2. ¿Puedo registrar un concierto con una empresa extranjera?

La aplicación SERPA ha incorporado la posibilidad de registrar una empresa extranjera en un concierto. Para ello simplemente deberá indicar que la empresa es extranjera en el formulario correspondiente y rellenar los datos relativos a la misma.

También se ha incorporado la posibilidad de comunicar los conciertos con empresas extranjeras mediante la carga de conciertos a través de hoja Excel. Puede consultar los modelos en Recursos de Ayuda/Guías de usuario para SPA.

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8.3. ¿Cómo puedo consignar como centro de trabajo a un buque de pesca?

Como centro de trabajo debería figurar el del puerto base donde se encuentra el buque.

En la dirección de centro de trabajo se incluiría el nombre y/o matrícula del barco. Por ejemplo: un barco llamado “Bestarruza” y matícula C-11.111.111, con base en el puerto de San Diego, municipio de A Coruña quedaría identificado en el campo  “domicilio del centro de trabajo” como:  Bestarruza C-11.111.111 Muelle de San Diego, Puerto de A Coruña

Si hubiese un segundo barco en el mismo muelle (por ejemplo “Doniños” Vi-22.222.222) quedaría:  Doniños Vi-22.222.222 Muelle de san Diego, Puerto de A Coruña

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8.4. ¿Cómo se contabilizan los trabajadores eventuales de la empresa concertada a efectos de calcular el ratio?

El cómputo debe hacerse en base al Anexo I apartado a) 1º de la Orden 2504/2010 :

"los trabajadores de cada empresa se computarán según los criterios que a efectos de determinar el número de delegados de prevención, se fijan en el apartado 3 del artículo 35 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre".

El apartado 3 de este artículo 35 dispone lo siguiente:

“A efectos de determinar el número de delegados de prevención se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

a) Los trabajadores vinculados por contratos de duración determinada superior a un año se computarán como trabajadores fijos de plantilla.

b) Los contratados por término de hasta un año se computarán según el número de días trabajados en el período de un año anterior a la designación. Cada doscientos días trabajados o fracción se computarán como un trabajador más”.

Los criterios establecidos en el artículo 35.3 de la LPRL son los que el Estatuto de los Trabajadores fija en el artículo 72.2 a efectos de determinar el número de representantes unitarios de los trabajadores,
Dicho artículo señala que

“se estará a lo siguiente:

a) Quienes presten servicios en trabajos fijos discontinuos y los trabajadores vinculados por contrato de duración determinada superior a un año se computarán como trabajadores fijos de plantilla.

b) Los contratados por término de hasta un año se computarán según el número de días trabajados en el período de un año anterior a la convocatoria de la elección. Cada doscientos días trabajados o fracción se computará como un trabajador más.”

De acuerdo con lo anterior, para el cómputo de trabajadores  a efectos del cálculo de la ratio para la determinación del número de técnicos que ha de tener el servicio de prevención hay que seguir las reglas indicadas.

  • Cada trabajador fijo (trabaje todos los días que en el año tienen la consideración de laborables con carácter general o sea fijo discontinuo) se computan como un trabajador a efectos del ratio.
  • Cada trabajador con contrato de duración determinada de duración superior a un año se computa también como un trabajador a efectos del ratio.
  • Los trabajadores con contrato de duración determinada de duración inferior a un año se computan según el número de días trabajados en el año anterior al que se deba hacer el cómputo, de manera que por cada doscientos días trabajados se computa un trabajador más.

Estas reglas se aplican, con independencia de que los trabajadores estén contratados a jornada completa o a tiempo parcial.

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8.5. ¿Cómo se contabilizan los trabajadores autónomos de la empresa concertada?

En principio, los trabajadores autónomos no forman parte de la plantilla de la empresa, son ajenos a ella, por eso son autónomos. Caso distinto es el de los socios de la empresa, que están obligados por ley a cotizar como trabajadores por cuenta propia a efectos de SS y Hacienda, pero que son parte de la empresa, y que deberían asimilarse a estos efectos de cómputo a los trabajadores por cuenta ajena de la empresa.

Respecto al concepto de trabajador autónomo, la ley 20/2007, en su art.1,  señala que son trabajadores autónomos:

"las personas físicas que realicen de forma habitual, personal, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de dirección y organización de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo, den o no ocupación a trabajadores por cuenta ajena.

También será de aplicación esta Ley a los trabajos, realizados de forma habitual, por familiares de las personas definidas en el párrafo anterior que no tengan la condición de trabajadores por cuenta ajena, conforme a lo establecido en el artículo 1.3.e del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo.

2. Se declaran expresamente comprendidos en el ámbito de aplicación de esta Ley, siempre que cumplan los requisitos a los que se refiere el apartado anterior:

a) Los socios industriales de sociedades regulares colectivas y de sociedades comanditarias.

b) Los comuneros de las comunidades de bienes y los socios de sociedades civiles irregulares, salvo que su actividad se limite a la mera administración de los bienes puestos en común.

c) Quienes ejerzan las funciones de dirección y gerencia que conlleva el desempeño del cargo de consejero o administrador, o presten otros servicios para una sociedad mercantil capitalista, a título lucrativo y de forma habitual, personal y directa, cuando posean el control efectivo, directo o indirecto de aquélla, en los términos previstos en la disposición adicional vigésima séptima del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio.

d) Los trabajadores autónomos económicamente dependientes a los que se refiere el Capítulo III del Título II de la presente Ley.

e) Cualquier otra persona que cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 1.1 de la presente Ley.

Por otro lado esta independencia de los trabajadores autónomos se refleja específicamente en materia de prevención de riesgos laborales, en el art.8  de la ley 20 /2007.

"3. Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores autónomos y trabajadores de otra u otras empresas, así como cuando los trabajadores autónomos ejecuten su actividad profesional en los locales o centros de trabajo de las empresas para las que presten servicios, serán de aplicación para todos ellos los deberes de cooperación, información e instrucción previstos en los apartados 1 y 2 del artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

4. Las empresas que contraten con trabajadores autónomos la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllas, y que se desarrollen en sus propios centros de trabajo, deberán vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por estos trabajadores."

De tal manera que tienen que ser los propios trabajadores autónomos los que se "protejan" a sí mismos, y si quieren tener un servicio de prevención, lo deberán contratar ellos.

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8.6. ¿Qué es la tarifa de primas de una empresa?

La tarifa de primas promedio de las empresas, es un dato que facilita la empresa concertada al SPA en base a su cotización por accidente de trabajo y enfermedad profesional a la Seguridad Social .

La  Tarifa de Primas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales comprende los epígrafes aplicables a las distintas actividades según las descripciones de los trabajos que se enuncian, indicando, con respecto a cada uno de ellos, los tipos de cotización o importes a satisfacer por Incapacidad Temporal (I.T.), Incapacidad Permanente, Muerte y Supervivencia (I.M.S.) y la suma de ambos conceptos (TOTAL).

La Tarifa de Cotización por accidente de trabajo y enfermedad profesional determina el tipo de cotización aplicable en función de la actividad económica declarada por las empresas y trabajadores autónomos y establece un tipo único de cotización acorde con los riesgos y costes de la actividad económica desarrollada, por medio de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE).

De tal manera que, con carácter general, la determinación del tipo de cotización aplicable se hará en función de la actividad económica principal desarrollada por la empresa o por el trabajador por cuenta propia o autónomo, conforme a la CNAE-2009.

No obstante, en ocasiones puede ocurrir que la ocupación desempeñada por el trabajador por cuenta ajena, o la situación en que éste se halle, difiera del que corresponda en razón de la actividad de la empresa. En este caso la normativa de Seguridad Social regula un tipo de cotización distinto para la ocupación o situación de que se trate.

En la página inicial del SERPA dentro de la sección "Normativa"  se puede encontrar el Cuadro de tarifas para la cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

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8.7. En un concierto, ¿puedo establecer diferentes fechas de alta en función de la especialidad contratada?

No. SERPA permite solamente una fecha de alta del concierto. Si el SPA tiene un contrato con una empresa en el que se han incluido las especialidades en diferentes fechas, en SERPA deberían consignarse como conciertos distintos.

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10. Ratios

10.1. ¿Cómo se obtienen los técnicos para el cálculo de los ratios?

El cálculo de ratios se realiza conforme al Anexo I de la Orden TIN/2504/2010.

Para calcular el número de técnicos que prestan servicios a los trabajadores se tendrán en cuenta los siguientes puntos:

  1. Los técnicos serán de nivel superior o intermedio (50% del total como máximo), es decir, el número de técnicos de nivel intermedio no podrá ser superior al número de técnicos de nivel superior. No tendremos en cuenta el personal sanitario, sólo computarán los empleados con categoría técnico superior y personal intermedio que tengan un contrato en vigor en el momento en el que se calcula el ratio.
  2. Los técnicos a jornada parcial se computarán en la fracción que corresponda. Se considera una jornada laboral de 40 horas semanales.

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10.2. ¿Cómo se obtiene el número de trabajadores atendidos para el cálculo de los ratios?

Para el cálculo de los centros y del número de trabajadores, no se tiene en cuenta la especialidad de Medicina del trabajo. Sólo se contabilizarán aquellos conciertos con empresas que estén en vigor en el momento en el que se calculan los ratios.

Por cada especialidad contratada por el SPA se contabilizará un tercio del total de los trabajadores. El 100% si se contratan las 3 especialidades técnicas.

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10.3. ¿Cómo se calcula la tarifa promedio?

La tarifa promedio del SPA se calcularía de la siguiente manera:

Formula tarifa promedio

Esta tarifa promedio del SPA no se debe confundir con la tarifa de primas por AT/EP de la empresa concertada.

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10.4. ¿Dónde existe información acerca del cálculo de los ratios?

En la aplicación SERPA tiene a su disposición un documento en el que se le informa de los cálculos que se realizan para obtener todos los ratios.

Puede consultarlo accediendo a la pestaña Ratios dentro del apartado de consulta de SPA.

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11. Carga de ficheros

11.1. ¿Dónde puedo encontrar las especificaciones de los diferentes tipos de ficheros Excel que admite la aplicación?

Dentro del apartado Recursos de ayuda / Guías de SPA podrá encontrar las especificaciones de los diferentes tipos de ficheros así como un ejemplo de cada uno de ellos.

En estas especificaciones se informa de cómo deben ser los datos que deben ir en cada una de las columnas del fichero Excel: longitud, valores permitidos, tamaños, etc.

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11.2. ¿Dónde debo colocar mis datos dentro del fichero Excel?

En los ficheros Excel para el SERPA no debe de haber ningún tipo de cabecera, ni ningún otro tipo de dato que no sean los datos propiamente dichos.  Cualquier tipo de información de ayuda que se haya utilizado para confeccionar el fichero, debe ser eliminada antes de cargar el fichero en la aplicación.

El primer dato que procesará la aplicación será el que esté colocado en la celda A – 1.

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11.3. ¿Qué operaciones puedo realizar a través de los ficheros Excel?

Los ficheros Excel permiten realizar una carga inicial de todos los datos de un SPA:

  • Instalaciones
  • Medios materiales
  • Medios Humanos
  • Subcontrataciones
  • Conciertos

Una vez cargados, las modificaciones y cambios de estados que se produzcan deberán hacerse a través de los formularios que ofrece la aplicación.  Existe una excepción, las modificaciones y cambios de estado de conciertos también pueden realizarse a través de ficheros Excel.

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11.4. ¿Cómo puedo depurar los errores en las cargas por fichero?

Todos los informes de carga, están limitados a 100 errores. Por esta razón, es recomendable realizar cargas parciales. De esta forma, será más fácil aislar los registros correctos de los erróneos.

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11.5. ¿Qué formato de celda debo utilizar en los ficheros Excel?

Para evitar errores en el tratamiento de los datos que se pasan a la aplicación SERPA, recomendamos que todas las celdas sean definidas con formato “Texto”.

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11.6. ¿Se admiten correos electrónicos con ñ?

Admitimos cualquier formato de email correcto. Los correos electrónicos con ñ no lo son.

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12. Carga de conciertos

12.1. ¿Cómo puedo indicar en la hoja excel un concierto que afecta a varios centros de trabajo?

Cuando un concierto con una empresa afecta a varios centros de trabajo, el concierto en la hoja Excel debe tener tantas filas como centros asociados.

  • Las columnas relativas a los datos del concierto (columnas A, B, C, D, E, F, G) deben ser iguales para todos los centros implicados. Si no son iguales, la aplicación mostrará un mensaje de error.
  • En las columnas relativas a los datos del centro de trabajo (columnas H,I,J,K,L,M,N) deben identificarse los datos relativos a cada centro.
  • Las columnas relativas a los datos del representante de la empresa (columnas O,P,Q,R,S) deben ser iguales para todos los centros implicados. Si no son iguales, la aplicación tomará los datos que figuren en la primera fila.

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12.2. ¿Cómo puedo reflejar las altas/bajas de centros de trabajo dentro de un concierto?

Para comunicar las altas o bajas de centro de trabajos de un concierto debe rellenarse la hoja Excel con la situación actual del concierto, una vez que se ha producido el alta/baja, y realizar una operación de modificación (código 4).

Por ejemplo, si se ha comunicado a SERPA un concierto con 3 centros de trabajo y se produce un alta de un nuevo centro, se debe poner en la hoja Excel el concierto con los 4 centros de trabajo e indicar que se trata de una operación de modificación de concierto (4).

Si posteriormente, sobre el mismo concierto se produce una baja de 2 centros, en la hoja Excel debe consignarse el concierto con los 2 centros de trabajo que tiene actualmente e indicar que se trata de una operación de modificación (2).

Las diferentes situaciones por las que ha pasado el concierto se quedan reflejadas en el histórico del mismo.

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12.3. ¿Se pueden realizar varias operaciones sobre un concierto dentro del mismo fichero?

La aplicación SERPA permite realizar varias operaciones sobre el mismo concierto dentro de un fichero EXCEL.

Para ello, la aplicación recoge todas las entradas de cada concierto y las ordena por fecha de operación de forma ascendente. En estos casos debe revisar cuidadosamente que no se realicen operaciones incompatibles.

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13. Errores frecuentes en la carga de ficheros

13.1. Al cargar un fichero Excel me muestra el error: “El registro nº XXX no tiene identificador de SPA o no se corresponde con el SPA del usuario que realizó la carga”.

Este error ser produce porque en la primera columna del fichero no aparece el CIF del SPA que está realizando la carga.

Revise que el CIF es efectivamente el del SPA y que los datos se colocan a partir de la celda A-1.

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13.2. Al cargar un fichero Excel me muestra el error: “No existe la hoja XXXX “.

Este error se puede producir porque no se ha puesto nombre a la hoja en el fichero Excel. Cada tipo de fichero debe tener un nombre en la etiqueta de la hoja.  Revise las diferentes especificaciones de fichero Excel para asignar el nombre correcto a cada tipo de fichero.

Este error también puede producirse, porque está intentando cargar un fichero Excel de un tipo (por ejemplo: Instalaciones) y se suministra a la aplicación otro diferente (por ejemplo: Medios Humanos).

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13.3. Al cargar un fichero Excel, me muestra el error: “La localidad no es válida”.

El SERPA trabaja con la lista oficial de Municipios que publica el INE. Puede ser que se trate de una localidad que no es considerada como municipio, por lo que debería de buscarse cuál es el municipio al que pertenece dicha localidad.

Los municipios se pueden encontrar dentro del programa en los ficheros de carga tanto de las instalaciones como en los conciertos. Consulte en el apartado Recursos de Ayuda/ Guías de SPA.

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13.4. Al cargar un fichero de Medios humanos me muestra el error: “No existe ninguna instalación asociada al identificador”.

Este error se produce porque se intenta asociar al empleado a una instalación que no ha sido dada de alta en el SERPA.  Debe introducirse en la columna correspondiente del fichero Excel de medios humanos un código de instalación que ya exista.

Puede consultar las instalaciones dadas de alta para un SPA, accediendo a la pestaña Instalaciones dentro del apartado Consulta SPA.

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13.5. Al cargar un fichero de Medios Materiales muestra el error: “El SPA no tiene asociada esta instalación”.

Este error se produce porque se intenta asociar el recurso material a una instalación que no ha sido dada de alta en el SERPA.  Debe introducirse en la columna correspondiente del fichero Excel de medios materiales un código de instalación que ya exista.

Puede consultar las instalaciones dadas de alta para un SPA, accediendo a la pestaña Instalaciones dentro del apartado Consulta SPA.

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13.6. Al realizar la carga de un concierto muestra el error: "Duración [0]: la duración del concierto no es correcta".

La duración de un concierto debe ser mayor que cero. Si lo que quiere indicar es la duración indefinida del concierto "00000" debe cambiar el formato de la celda a formato Texto.

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13.7. Al realizar la carga de un concierto muestra el error: "El concierto XXX ya existe. El concierto puede estar cargado en SERPA".

Este error se puede producir por dos motivos:

  • El concierto ya está cargado en SERPA. Debe ir a la sección de consulta de su SPA y consultar dentro del apartado Conciertos si ya existe el concierto.
  • En la hoja de conciertos que está procesando se está intentando cargar el mismo concierto varias veces. Revise la hoja Excel y compruebe si está realizado varias operaciones de Alta para el mismo concierto con diferentes fechas de operación.

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13.8. Al realizar una carga de conciertos aparece el error: "El registro nº XX de la hoja de CONCIERTOS contiene una duración [XX] que no coincide con la indicada en otras entradas del mismo concierto".

Debe revisar la hoja Excel y localizar todas las entradas de ese concierto. Comprobar que, para la misma operación y fecha, todas las entradas del concierto tienen el mismo valor en la columna DURACIÓN (columna F).

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13.9. Al realizar una carga de conciertos aparece el error: "El registro nº XX de la hoja de CONCIERTOS contiene una duración [XX] que no coincide con la indicada en otras entradas del mismo concierto".

Debe revisar la hoja Excel y localizar todas las entradas de ese concierto. Comprobar que, para la misma operación y fecha, todas las entradas del concierto tienen el mismo valor en la columna ESPECIALIDADES CONTRATADAS (columna G).

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13.10. Al realizar una carga de conciertos aparece el error. "El concierto XXX no existe en SERPA. Solamente puede realizar una operación de ALTA(1) sobre este concierto".

Este error se puede producir por dos motivos:

  • Está intentando realizar una operación de modificación(4), baja (3) o renovación(2) sobre un concierto que no ha sido cargado previamente en la aplicación SERPA. Debe ir a la sección de consulta de su SPA y consultar dentro del apartado Conciertos si ya existe el concierto.
  • Está realizando varias operaciones sobre el mismo concierto dentro del fichero Excel. Revise las fechas de las operaciones sobre el concierto para detectar posibles incompatibilidades.

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13.11. Al intentar cargar un fichero de conciertos, me muestra el error: "El registro nº XXX de la hoja de CONCIERTOS contiene un identificador de empresa concertada JNNNNNNN que no es válido."

Este error se debe a que el identificador de la empresa concertada (CIF, NIF, NIE) no cumple el algoritmo de Hacienda para ese dato. A algunas empresas se les ha asignado un CIF que no lo cumple, pero son casos extremadamente excepcionales. El admitir este tipo de CIF provoca que haya que hacer ajustes en la aplicación. Por ello rogamos que para asegurarnos que ese CIF es realmente el de la empresa se nos justifique con algún documento oficial que lo acredite.

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13.12. Al intentar cargar un fichero de conciertos, me muestra el error: "El registro nº XXX de la hoja de CONCIERTOS muestra un identificador de empresa concertada [XXX] no presente en la hoja de EMPRESAS CONCERTADAS.

Todo concierto que figure en la hoja de CONCIERTOS debe tener asignada una empresa concertada cuyos datos deben reflejarse en la hoja EMPRESAS CONCERTADAS.

Este error se produce cuando la aplicación SERPA localiza un concierto cuyo identificador de empresa concertada (columna B) no está presente en la hoja de EMPRESAS CONCERTADAS.

Para solucionarlo debe incorporar los datos de la empresa en la hoja Excel EMPRESAS CONCERTADAS.

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14. Memorias

14.1. ¿Los servicios de prevención Mancomunados pueden presentar la memoria anual?

La aplicación SERPA ha habilitado una opción para que los SPM puedan presentar sus memorias anuales a la Autoridad Laboral.

Para presentar la memoria, deben disponer de un certificado electrónico reconocido por @firma y acceder a la sección de Servicios de Prevención Mancomunados a través de de la página principal de la aplicación.

Para presentar la memoria deben rellenar el formulario correspondiente y adjuntar un fichero pdf con el contenido de la misma.

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14.2. ¿Cuál es el formato de las memorias de los servicios de prevención ajenos y mancomundados?

El formato de la memoria de SPA está publicado en la orden TIN/2504/2010, de 20 de septiembre, publicada en el BOE de 28 de septiembre de 2010 y en la corrección de errores de la Orden TIN/2504/2010, de 20 de septiembre, por la que se desarrolla el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero.

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14.3. ¿Es obligatorio presentar la memoria a través del SERPA?

La obligación de elaborar una memoria por parte de los SPA no se crea por la aplicación SERPA sino que ya estaba establecida desde 1997 en el RD 39/1997, concretamente el Art.20.2 RD 39/1997, que tras redacción dada por RD 337/2010, de 19 de marzo, señala:

“2. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 28.2.b, las entidades especializadas que actúen como servicios de prevención deberán mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias competentes, una memoria anual en la que incluirán de forma separada las empresas o centros de trabajo a los que se ha prestado servicios durante dicho período, indicando en cada caso la naturaleza de éstos.”

La Orden TIN2504/2010 sustituye a la Orden del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de 27 de junio de 1997 y  desarrolla una nueva regulación acorde a las modificaciones llevadas a cabo, entre otras normas, en el Reglamento de los Servicios de Prevención mediante el Real Decreto 337/2010, de 19 de marzo, por el que se modifican el Real Decreto 39/1997, de 17 de Enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, derivadas de la Estrategia Española de Seguridad y Salud en el Trabajo para el período 2007-2012, así como determinados puntos acordados en la misma Estrategia.

Entre las modificaciones a introducir en la norma, se encuentran las contempladas en el capítulo II de la misma, y son las referidas a las obligaciones de información de las entidades especializadas hacia la autoridad laboral y los ciudadanos en general. Para ello, la orden incluye un modelo de memoria de actividades preventivas de servicios de prevención ajenos (anexo III), con un contenido tasado de datos que se refieren tanto a la memoria de actividades del servicio de prevención en cada empresa con la que haya concertado la actividad preventiva, como a la propia memoria de actividades del servicio de prevención ajeno en su conjunto, que vendrá determinado así por el conjunto agregado de datos del total de las memorias de actividades en las empresas concertadas.

Concretamente el artículo 5 dispone las características de la memoria de las entidades especializadas acreditadas como servicios de prevención ajenos. Referencia al anexo.

Esto se completa con los señalado en la disposición adicional segunda, en consonancia con las previsiones del artículo 28 del Reglamento de los Servicios de Prevención respecto a la incorporación de los datos de los registros de las autoridades laborales a una base datos cuya gestión corresponderá a la Dirección General de Trabajo del Ministerio de Trabajo e Inmigración y al suministro electrónico de las memorias anuales de los servicios de prevención, prevé, como forma de conseguirlo, el establecimiento de convenios de colaboración entre las Comunidades Autónomas y el Ministerio de Trabajo e Inmigración, apoyado en el artículo 4.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

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14.4. ¿Por qué no son recopilados automáticamente los datos de las memorias?

No es posible confeccionar automáticamente la memoria con los datos que se solicitan al SPA en otros apartados de la aplicación ya que la memoria contiene mucha más información de la que se dispone en SERPA.

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14.5. ¿Dónde puedo encontrar información acerca de la especificación XML de la memoria SERPA?

Toda la información relativa a la estructura y formato XML de la memoria SERPA se puede encontrar en la sección Recursos de Ayuda / Especificación de memorias SPA.

14.6. ¿Cuántas memorias de empresa puedo tener dentro de un XML?

Los ficheros XML de grupo de empresa admiten como máximo 10.000 empresas. No obstante, si el SPA tiene más de 10.000 empresas puede adjuntar a la memoria tantos ficheros XML de grupo como necesite.

Si, por ejemplo, un SPA tiene 50.000 empresas debería adjuntar junto con el XML de la memoria del SPA, 5 ficheros de grupo con 10.000 empresas cada uno.

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14.7. ¿Se  pueden ordenar indiferentemente la información dentro del XML de las memorias?

Los atributos de las etiquetas XML pueden ser colocados en cualquier orden.

Sin embargo las etiquetas, deben colocarse en el mismo orden en el que se especifica en el documento, si no se hiciera así, provocaría un error en el esquema.

El esquema de la memoria SERPA puede consultarse y descargarse en la sección Recursos de Ayuda / Especificación de memorias SPA.

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14.8. La memoria SERPA, ¿Admite números con decimales?

La aplicación solo contempla números enteros.  Se deben ajustar los valores e intentar redondearlos.

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14.9. Existen casos en los que los técnicos trabajan en otro centro de trabajo distinto al que están habitualmente. ¿A qué centro se asocian estos técnicos?

El técnico debería estar vinculado al centro de  trabajo que ponga en su contrato.

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14.10. En la tabla de "Actividades de medicina del trabajo" incluida en el Anexo III Parte A de la Orden TIN/2504/2010, se desconoce qué datos concretos hay que introducir y/o la forma de introducirlos en la fila de "Nº de protocolos específicos aplicados", en la medida que no cuadra con la columna de "Nº de empresas donde se ha actuado", así como sobre la columna de "Número de horas/año dedicadas".

Para que cuadren las columnas y subsanar la dificultad en la introducción de la información de los protocolos especifícos aplicados debe entenderse "Protocolos específicos aplicados" en vez de "Nº de protocolos específicos aplicados".

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14.11. Mi memoria carga sin errores, pero al confirmarla o no se visualiza el pdf o me aparece el error "Adobe no pudo abrir 'XXXXX.tmp' debido a que no es un tipo de archivo admitido o está dañado.

Este error ocurre cuando se cargan memorias por fichero, y la codificación de los ficheros no corresponde con la declarada en la cabecera.

La codificación UTF-8 por ejemplo no reconoce los acentos porque no existen en su juego de caracteres, pero pese a esta limitación, podemos generar un documento en UTF-8 válido si estos caracteres son guardados en UTF-16 o Unicode.

Prácticamente todos los editores hacen estas conversiones automáticamente de forma transparente a nosotros.

No sucede lo mismo cuando los ficheros son generados a través de una aplicación y esta no tiene en cuenta las limitaciones de la codificación.

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15. Errores comunes en la carga de memorias

15.1. Al intentar cargar un fichero XML con un grupo de empresas me da el error: “es.mtin.serpa.memorias.jaxb.Empresas cannot be cast to es.mtin.serpa.memorias.jaxb. XmemoriaEmpresa”

Este error está ocurre porque el nombre del fichero XML no es el correcto. El fichero XML de un grupo de empresas debe nombrarse de la siguiente manera: E_GRUPO_NN_AAAA.xml
Dónde:

  • NN. Numero de 2 cifras que indica el número del fichero de grupo
  • AAAA. Numero de 4 cifras que indica el año de la memoria.

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16. Certificados Digitales

16.1 ¿Qué se necesita para trabajar en SERPA?

Para poder trabajar en SERPA se necesita un certificado de firma digital de persona física. Los certificados electrónicos admitidos por la aplicación, y que se utilizan en la aplicación para los propósitos de autenticación, son aquellos reconocidos por la plataforma @firma, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

16.2 ¿Dónde y cómo se solicita un certificado digital?

Contactando con las Autoridades certificadoras. El más utilizado es el de la clase 2CA de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que se solicita en la Web de la FNMT www.cert.fnmt.es.

16.3 ¿Como accedo a SERPA con mi certificado digital?

Para acceder a Serpa mediante su certificado, seleccione desde la aplicación, arriba en el menú situado a la izquierda: Acceso a SERPA > Entrar. Aparece una ventana emergente, donde seleccionamos de una lista nuestro certificado, y hacemos click en el botón aceptar.

16.4 Al intentar autenticarme aparece el siguiente mensaje: Debe autenticarse con un certificado electrónico correcto para entrar en la aplicación.

La aplicación SERPA admite los certificados digitales reconocidos por la plataforma @firma del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

  • En primer lugar comprobar en el navegador de internet que su certificado se encuentra en la pestaña de Personal (Herramientas - Opciones de Internet - Contenido - Certificados) y aquí verificar si no esta caducado.
  • En segundo lugar puede realizar la validación de su certificado en la siguiente página: valide.redsara.es
  • Comprobar si el navegador reconoce el certificado del usuario: Herramientas - Opciones de Internet - Pestaña Contenido - Botón Certificados - Pestaña Personal - Seleccionar el certificado de la lista - Botón Ver - Pestaña Ruta de certificación
  • Puede ponerse en contacto con Atención al cliente y enviar una copia de cada uno de sus certificados exportados sin clave privada. Para exportar el certificado, debe ir al menú Herramientas - Opciones de Internet - Contenido - Certificados y en la pestaña de Personal selecciona su certificado de la lista y activa el botón de exportar, inmediatamente aparece un asistente que le ayuda a exportar. Al exportar el certificado debe marcar no exportar clave privada , en formato de archivo de exportación, no cambie nada y marque siguiente, ponga un nombre al archivo. Examine y guarde en su ordenador el archivo, siguiente hasta finalizar.

16.5 ¿Como puedo importar mi certificado en el navegador?

Para importar el certificado al navegador el procedimiento es el siguiente:

  • Debe ir al ordenador donde quiere instalar el certificado al apartado Herramientas - Opciones de Internet - Contenido - Certificado entre en la pestaña de Personal.
  • Marcará la opción Importar, le saldrá el asistente, pulse siguiente, examine y busque el certificado a importar en la unidad de disco y archivo que usted lo guardase, ábralo, introduzca la contraseña que le puso cuando lo exportó y seleccione la opción Marcar la clave privada como exportable.
  • En la siguiente pantalla selecciona el almacén donde debe instalar el certificado activando colocar todos los certificados en el siguiente almacén.
  • Ahí seleccionará el almacén de
  • Después active siguiente hasta que le informe que la importación se realizo con éxito.
  • Para comprobar si la importación está bien hecha vaya al menú herramientas - opciones de Internet - Contenido - Certificados, y en la pestaña de Personal le debe aparecer el certificado ya instalado.

Para más información diríjase aquí.

16.6 ¿Cómo puedo exportar mi certificado?

Procedimiento para exportar un certificado:

  • Exportación del certificado del ordenador a un disquete. Debe irse al menú Herramientas - Opciones de Internet - Contenido y certificados y en la pestaña de Personal se sitúa sobre su certificado y activa el botón de exportar, inmediatamente aparece un asistente que le ayuda a exportar.
  • Al exportar el certificado debe activar Exportar la clave privada , en formato de archivo de exportación, no cambie nada y marque siguiente, le pedirá una contraseña, que debe recordar para poder utilizarlo.
  • Ponga un nombre al archivo. Examine y guarde, siguiente hasta finalizar.

Para más información diríjase aquí.

16.7 ¿Dónde se guarda el certificado del usuario?

El certificado del usuario se guarda en el menú Herramientas del Navegador de Internet, en Opciones de Internet - Contenido - Certificados y ahí en la pestaña de Personal.

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